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事例・ユースケース

過去の見積書等をAI-OCRで読み取り構造化してデータ活用

過去の見積書等をAI-OCRで読み取り構造化して、データ活用の基盤となるデータベースを構築しました。今後のデータ活用によって、見積書検索や金額妥当性調査などの業務効率化が見込まれます。
解決したい課題

解決したい課題

工事見積書の金額妥当性を判断する調査に時間がかかっている上に作業の属人化も課題だった

ソリューション

ソリューション

過去の見積書等をAI-OCRで読み取り構造化して、データ活用の基盤となるデータベースを構築しました

導入の効果

導入の効果

今回の見積書データベース化によりデータ活用の基盤が整いました。今後は過去の工事見積書が検索可能になり、見積書に関連する業務の効率化が見込まれます

お客様業種・課題

不動産業

工事発注金額の妥当性を検討するために過去の類似工事事例を参照する際に、膨大な情報の検索や多様な見積書フォーマットの比較に時間がかかり、業務効率が低い状況でした。過去の事例や見積書はデータベース化されておらず、過去メールを遡ったり社内フォルダを一つひとつ調べるなどの非効率な状況もありました。また、見積内容の整合性をベテラン社員が経験値から判断するといった業務の属人化も課題でした。

ソリューション内容

過去の工事見積書をAI-OCRで読み取り構造化し、データ活用の基盤となるデータベースを構築しました。工事見積書は見積書を発行した会社ごとにフォーマットが異なっていましたが、スキャン時にアノテーションを行いAIにフォーマット認識させることでAIが見積書のレイアウトを認識し、文書内に記載されている文字列を解析、その文字情報をデータ構造化しますまた、読み込むためのWebアプリケーションやクラウド型AI-OCRエンジンとの連携、読取後のデータベースまですべて一貫してSREが構築しました。

今回のようなデータ基盤を構築することで、社内に埋もれているドキュメントや各種データの活用が促進されます。SREではデータ基盤構築後の活用に関してもご支援いたします。

工事見積書のAI-OCR

データ活用のユースケース

構造化されていない社内ドキュメントをAI-OCRで読み取り構造化することで、さまざまなデータ活用のユースケースが想定されます。
以下に活用アイデアを記載しましたがこれらはほんの一例です。
SREは、お客様のご要望やご状況に応じてオーダーメイドのソリューションを提供いたします。

項番 ユースケースの一例 概要
No.1 過去の見積書データの有効活用による業務効率化・適正化 過去の見積書をデータベース化し、類似案件の見積情報を即座に検索可能に。システム上で金額の妥当性チェックが行え、見積書の適正化作業も効率よく実施できます。
No.2 契約書・請求書の管理と自動入力 AI-OCRでスキャンした契約書や請求書をデータベース化し、更新や過去履歴の検索が即座にできるように、法務・経理部門が効率的に契約や請求情報を確認でき、手入力の手間も削減されます。
No.3 人事関連書類のデータベース化による人材分析 人事評価シートやスキルシートなどの紙書類をデータベース化し、スキルマップや自在配置の最適化に活用。各社員のスキルや経験が一目でわかるため、プロジェクトごとに最適なメンバーを迅速に選定できます。
No.4 製品マニュアルや技術文書の管理 製品仕様書や技術文書を構造化し、技術者や製造部門が迅速に正確な情報を参照できるデータベースを構築。エラーが発生した際の原因究明が早くなり、製造効率が向上します。
No.5 過去案件・提案資料の再利用と分析 過去の案件資料や提案書などをAI-OCRでデータベース化し、特定のキーワードやトレンド分析が可能に。営業や企画部門での提案作成が効率化し、成功したパターンを再利用できるため、営業成績向上が期待できます。
No.6 FAQデータベースとしての利用 紙で残っている顧客の問い合わせ履歴や回答内容をAI-OCRでデータベース化し、FAQとして活用。問い合わせの傾向分析や類似質問への自動応答が可能になります。
No.7 社内ナレッジベースの構築 会議議事録やトレーニング資料をデータベース化し、社員が必要なときに即時に参照可能なナレッジベースを構築。ナレッジ共有が促進され、新入社員や異動者も早く業務に慣れます。